Tak Ada Lagi ‘Surat Keterangan Beda Nama’, Dukcapil Tegaskan Pentingnya Penyelarasan Data Kependudukan

Probolinggo – Masalah perbedaan penulisan nama pada dokumen resmi seperti Kartu Keluarga (KK), KTP, Akta Kelahiran, hingga Ijazah sering kali menjadi batu sandungan bagi warga saat mengurus administrasi perbankan atau layanan publik lainnya. Menanggapi kesimpangsiuran informasi di masyarakat, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) memberikan klarifikasi tegas mengenai regulasi terbaru terkait penyelarasan data kependudukan.

Dalam sebuah sesi sosialisasi dan tanya jawab, Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil Dukcapil, Ibu Agustin Sulistyowati, menegaskan bahwa saat ini instansinya sudah tidak lagi mengeluarkan "Surat Keterangan Beda Nama".

"Langkah solutif yang harus diambil oleh masyarakat saat ini bukanlah meminta surat keterangan, melainkan melakukan penyelarasan atau pembetulan dokumen agar seluruh data menjadi seragam," ujar Ibu Agustin.

1. Pembetulan vs Perubahan Nama: Kapan Harus ke Pengadilan?

Masyarakat sering kali bingung membedakan prosedur perbaikan nama. Dukcapil mengategorikan proses ini menjadi dua jalur utama:

• Pembetulan Nama (Tanpa Jalur Pengadilan): Jika kesalahan dokumen hanya berupa salah ketik (typo), kesalahan ejaan, atau singkatan yang tidak konsisten (contoh: Ahmad tertulis Akhmad), prosesnya bisa langsung diselesaikan di kantor Dukcapil. Melalui asas Contrarius Actus, petugas akan membetulkan dokumen yang salah berdasarkan dokumen dasar yang valid, seperti Akta Kelahiran.

• Perubahan Nama (Wajib Sidang Pengadilan): Jika warga ingin mengganti nama secara total atau mengubahnya secara signifikan (contoh: dari Slamet diubah menjadi Bagas Pratama), maka proses tersebut wajib melalui mekanisme Penetapan Pengadilan terlebih dahulu sebelum diproses oleh Dukcapil.

2. Sinkronisasi Ketat di KUA dan Dinas Pendidikan

Penyelarasan data kini juga melibatkan koordinasi ketat lintas instansi. Berdasarkan regulasi yang berlaku sejak akhir tahun lalu, Kantor Urusan Agama (KUA) memberlakukan aturan baru yang menyatakan bahwa setiap pembetulan nama, tanggal lahir, atau nama orang tua yang tertera pada Buku Nikah harus didasarkan pada ketetapan pengadilan.

Sementara itu, untuk kasus perbedaan nama pada Ijazah, pihak Dinas Pendidikan (Diknas) umumnya tidak menerbitkan blangko ijazah baru. Sebagai gantinya, Diknas akan mengeluarkan Surat Keterangan Pendamping Ijazah resmi untuk melegitimasi perbedaan tersebut.

3. Dampak Nyata pada Rekening Bank dan Akun Ojek Online

Ketidakselarasan data kependudukan ternyata berdampak langsung pada sektor ekonomi digital masyarakat. Perbedaan kecil seperti penulisan spasi (contoh: Nur Hafid dan Nurhafid) atau penggunaan alamat lama dapat memicu penolakan sistem perbankan hingga menyebabkan terjadinya dualisme rekening.

Tak hanya itu, para pekerja lapangan seperti mitra ojek online (ojol) juga kerap mengeluhkan gagalnya proses verifikasi wajah atau KTP berkala pada aplikasi mereka.

Mengenai hal ini, Dukcapil mengimbau warga yang mengalami kendala serupa untuk segera mendatangi Kantor Dukcapil atau Mal Pelayanan Publik (MPP) terdekat. Hal ini diperlukan guna memastikan data biometrik telah terkonsolidasi secara online dan tidak ada kendala sinkronisasi pada server pusat.

Bagaimana cara mengurusnya? Warga diimbau untuk memeriksa kembali seluruh dokumen personalia yang dimiliki. Jika ditemukan ketidaksesuaian, segera siapkan dokumen master (seperti Akta Kelahiran atau Ijazah) sebagai dasar penyeragaman, lalu kunjungi kantor layanan Dukcapil setempat agar hak akses administrasi publik Anda tetap berjalan lancar.