A. Persyaratan Pelayanan

  1. Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian untuk penerbitan kutipan akta pencatatan sipil yang hilang.
  2. Kutipan Akta Pencatatan Sipil yang rusak untuk penerbitan kutipan akta pencatatan sipil yang rusak.
  3. Surat permohonan dengan melampirkan surat pernyataan untuk penerbitan kutipan akta pencatatan sipil yang berada dalam penguasaan salah satu pihak yang bersengketa.
  4. Foto kopi Kutipan Akta Pencatatan Sipil yang hilang/rusak/terbakar (kalau ada)
  5. Foto kopi KK dan KTP-el pemohon

Catatan :   

  •   Masing-masing melampirkan 1 lembar
  •   Penerbitan kutipan kedua akta pencatatan sipil dilakukan ditempat register diterbitkan atau sesuai dengan domisili penduduk dan dilaksanakan berdasarkan kutipan atau fotokopi kutipan akta pencatatan sipil.

B. Prosedur Pelayanan

  1. Pemohon mengisi dan menandatangani formulir dan menyerahkan persyaratan yang telah ditentukan kepada petugas.
  2. Petugas memverifikasi dan memvalidasi berkas persyaratan yang diberikan oleh pemohon.
  3. Petugas memberikan bukti tanda pengambilan kutipan kedua akta pencatatan sipil.
  4. Petugas mengentri melalui aplikasi SIAK dan mencetak kembali Register dan Kutipan Akta Pencatatan Sipil.
  5. Petugas membuat Catatan Pinggir pada Register Akta Pencatatan Sipil
  6. Paraf koreksi atas pembuatan catatan pinggir pada Register Akta Pencatatan Sipil oleh Kasi Perkawinan, Perceraian, Perubahan Status Anak, Pewarganegaraan dan Kematian dan Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil.
  7. Tanda tangan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil pada catatan pinggir Register Akta Pencatatan Sipil.
  8. Penyerahan Kutipan Akta Pencatatan Sipil kepada pemohon dengan menunjukkan bukti tanda pengambilan.

C. Waktu Penyelesaian

Penerbitan Kutipan Kedua Akta Pencatatan Sipil paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak dipenuhinya semua persyaratan

D. Biaya / tarif retribusi : GRATIS

Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan pasal 79a bahwa pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.

E. Spesifikasi Produk

Kutipan Kedua Akta Pencatatan Sipil

F. Pengelolaan Pengaduan

Pengaduan dapat  disalurkan melalui antara lain :

  • Langsung
  • Kotak pengaduan yang tersedia pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
  • Telephone (0335) 4438894
  • Email (dispendukkotaprob @gmail.com)
  • WA (082350657770)
  • Radio Suara Kota
  • Lapor SP4N, VIEW Probolinggo dan Media Sosial Pemerintah Kota Probolinggo
  • Media Sosial Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Probolinggo ( Instagram dan Facebook)

Jangka waktu penanganan Pengaduan

  • Pengaduan langsung                         : Maksimal 2 hari kerja
  • Pengaduan Kotak Saran                    : Maksimal 2 hari kerja
  • Pengaduan email/WA                         : Maksimal 2 hari kerja