SERVICE DELIVERY 

A. Persyaratan Pelayanan

1. Pencatatan Kelahiran Penduduk WNI

  • Fotokopi     surat     keterangan     kelahiran     yaitu dari rumah sakit/puskesmas/fasilitas kesehatan/dokter/bidan  atau  surat keterangan kelahiran dari nakhoda kapal laut/kapten pesawat terbang atau dari kepala desa/lurah jika lahir di rumah/tempat lain, antara lain: kebun, sawah, angkutan umum dan lain sebagainya;
  • Fotokopi buku nikah/kutipan akta perkawinan/ bukti lain yang sah;
  • Fotokopi Kartu Keluarga dimana penduduk terdaftar atau akan didaftarkan sebagai anggota keluarga;
  • Berita  acara  dari  kepolisian  bagi  anak  yang  tidak  diketahui  asal usulnya/keberadaan orang tuanya;
  • Penduduk dapat membuat SPTJM kebenaran data kelahiran dengan mengisi formulir dengan kode F-2.03 dan 2 (dua) orang saksi, jika tidak memenuhi persyaratan sebagaimana angka 1.1 dan dalam penggunaannya tidak perlu memakai materai karena formatnya telah diatur dalam peraturan perundang-undangan;
  • Penduduk dapat membuat SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami istri dengan mengisi formulir kode F-2.04 dan 2 (dua) orang saksi, jika tidak memenuhi persyaratan sebagaimana angka 1.2 dan dalam penggunaannya tidak perlu memakai materai karena formatnya telah diatur dalam peraturan perundang-undangan;

2. Pencatatan Kelahiran WNI Bukan Penduduk

  • Fotokopi surat keterangan kelahiran;
  • Fotokopi buku nikah/kutipan akta perkawinan atau bukti nikah/perkawinan lainnya;dan
  • Fotokopi dokumen perjalanan Republik Indonesia dan/atau dokumen perjalanan orang tua;atau
  • Fotokopi surat keterangan pindah luar negeri.

3. Pencatatan Kelahiran Bagi Orang Asing

  • Fotokopi     surat     keterangan     kelahiran     yaitu dari rumah sakit/puskesmas/fasilitas kesehatan/dokter/bidan  atau  surat keterangan kelahiran dari nakhoda kapal laut/kapten pesawat terbang atau dari kepala desa/lurah jika lahir di rumah/tempat lain, antara lain: kebun, sawah, angkutan umum dan lain sebagainya;
  • Fotokopi buku nikah/kutipan akta perkawinan/ bukti lain yang sah;
  • Fotokopi dokumen perjalanan;
  • Fotokopi KTP-el orang tua atau kartu izin tinggal tetap atau kartu izin tinggal terbatas atau visa kunjungan;
  • Orang Asing dapat membuat SPTJM kebenaran data kelahiran dengan mengisi formulir dengan kode F-2.03 dan 2 (dua) orang saksi, jika tidak memenuhi persyaratan sebagaimana angka 3.1 dan dalam penggunaannya tidak perlu memakai materai karena formatnya telah diatur dalam peraturan perundang-undangan;
  • Orang Asing dapat membuat SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami istri dengan mengisi formulir kode F-2.04 dan 2 (dua) orang saksi, jika tidak memenuhi persyaratan sebagaimana angka 3.2 dan dalam penggunaannya tidak perlu memakai materai karena formatnya telah diatur dalam peraturan perundang-undangan ;

B. Prosedur Pelayanan

 

  1. Pemohon mengisi dan menandatangani formulir pelaporan F-2.01 dengan menyerahkan persyaratan.
  2. Petugas pelayanan melakukan verifikasi dan validasi terhadap formulir pelaporan dan persyaratan.
    Catatan : Persyaratan yang diserahkan berupa fotokopi bukan asli (asli hanya diperlihatkan).
  3. Setelah berkas persyaratan dinyatakan lengkap, petugas pelayanan memberikan tanda bukti pengambilan.
  4. Analis Kebijakan pada Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil melakukan verifikasi berkas persyaratan.
  5. Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil melakukan validasi berkas permohonan.
  6. Operator Siak mengentri berkas permohonan pada aplikasi SIAK.
  7. Analis Kebijakan pada Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil /Kepala Bidang melakukan verifikasi pengajuan TTE.
  8. Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil melakukan tanda tangan elektronik (TTE).
  9. Operator Siak mencetak register akta kelahiran dan kutipan akta kelahiran.
  10. Petugas pelayanan menyerahkan kutipan akta kelahiran kepada pemohon dengan menunjukkan tanda bukti pengambilan.

C. Waktu Penyelesaian

Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran dapat diselesaikan dalam waktu 1 hari kerja sejak berkas dinyatakan lengkap oleh petugas pelayanan.

D. Biaya / tarif retribusi : GRATIS

Tidak dipungut biaya (GRATIS).

E. Spesifikasi Produk

  • Register Akta Kelahiran
  • Kutipan Akta Kelahiran

F. Pengelolaan Pengaduan

Setiap pengaduan atas pelayanan segera diselesaikan menurut kasus / masalahnya. Pengaduan dapat  disalurkan melalui antara lain :

  • Langsung
  • Kotak pengaduan yang tersedia pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
  • Telephone (0335) 4438894
  • Email (dispendukkotaprob @gmail.com)
  • WA (082350657770)
  • Radio Suara Kota
  • Lapor SP4N, VIEW Probolinggo dan Media Sosial Pemerintah Kota Probolinggo
  • Media Sosial Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Probolinggo (Instagram dan Facebook)

MANUFACTURING

 

G. Dasar Hukum

  • Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 108 tahun 2019 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Pasal 42, pasal 43 ayat (1), (2), (3), (4) dan ayat (5), pasal 44 ayat (1) dan (2) dan pasal 45 ayat (1) dan (2).
  • Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 109 tahun 2019 Tentang Formulir dan Buku yangDigunakan dalam Administrasi Kependudukan Pasal 4 ayat (1), (2) dan ayat (3), Pasal 5 ayat (1) dan ayat (2), Pasal 6 ayat(1), (2) dan ayat (3) dan Pasal 7 ayat (2).
  • Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 73 tahun 2022 Tentang Pencatatan Nama Pada Dokumen Kependudukan.
  • Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Pasal 27 ayat (1) dan ayat (2) dan Pasal 28 ayat (1) dan ayat (2).
  • (Pasal 27 ayat (1) telah diubah dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013).
  • Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Pasal 27 ayat (1) dan ayat (2) dan Pasal 32 ayat (1) dan ayat (2).
  • (Pasal 27 ayat (1) merupakan perubahan dari Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 ).
  • Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil pasal 33 ayat  (1), (2), (3), (4) dan ayat (5) dan pasal 34.
  • Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 400.8.2-5484.Dukcapil Tahun 2022 Tentang Petunjuk Teknis Pelayanan Pencatatan Sipil.

H. Jumlah Pelaksana

3 orang petugas pelayanan, 6 orang operator , 1 orang Analis Kebijakan Ahli Muda pada Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil

I. Jaminan Pelayanan

Jika tidak sesuai dengan syarat, prosedur, biaya, waktu, produk layanan maka produk layanan akan diantar langsung ke tempat tinggal pemohon.

J. Sarana, Prasarana dan Fasilitas

  • Formulir pelaporan
  • ATK
  • Komputer
  • Printer
  • Jaringan Internet
  • Aplikasi Siak
  • Scanner
  • Rak register
  • Tanda bukti pengambilan

K. Kompetensi Pelaksana

  • Pendidikan : SLTA, S1, S2
  • Pengetahuan: Bisa mengoperasikan komputer, memahami sistem prosedur layanan, memiliki pengetahuan berkomunikasi dengan baik

L. Pengawasan Internal

  • Kepala Dinas
  • Sekretaris
  • Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil
  • Analis Kebijakan pada Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil

M. Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan

  • Menjamin kerahasiaan data pemohon
  • Keakuratan data terupdate

N. Evaluasi kinerja pelaksana

Evaluasi penerapan standar pelayanan ini dilakukan minimal 1 kali dalam 1 tahun. Selanjutnya dilakukan tindakan perbaikan untuk menjaga dan meningkatkan kinerja pelayanan.